Tình cờ bắt gặp một phương pháp luận về tổ chức thông tin số trên trang ForteLabs, tác giả Tiago Forte đặt tên là PARA method.

PARA là 4 chữ cái đầu của Project, Area, Resource và Archive. Theo tác giả, những mẩu thông tin chúng ta tạo ra và lưu trữ mỗi ngày nên được quy vào 1 trong 4 nhóm dữ liệu trên.

Ban đầu, tôi nghĩ rằng nội dung bài viết chủ yếu là chỉ dẫn cách ghi notes, quản lý notes, và có thể đem lại vài ý tưởng cho dự án Keello. Nhưng càng đọc càng thấy hay. Đó là cả 1 serie chứ không chỉ 1 bài viết đơn lẻ. Tác giả viết một cách chuyên nghiệp, mô phạm, dùng nhiều từ khó nên không đọc nhanh được. Nội dung không chỉ nói về cách quản lý dữ liệu, mà là phương pháp tư duy, phong cách sống và làm việc hiệu quả, tổ chức sắp xếp mọi vấn đề một cách đơn giản, nhưng đầy tính khoa học.

Một trong những điểm tôi thấy tâm đắc nhất trong loạt bài này, cũng là vấn đề tác giả nhiều lần nhấn mạnh, đó là sự phân biệt giữa "Projects" và "Area of responsibility".

Projects là dự án, đó chính là những đầu việc phải làm cụ thể, có mục đích và khung thời gian rõ ràng. Như vậy, chúng gần với SMART goals.

Còn Area of responsibility là vùng trách nhiệm, chính là vai trò mà tổ chức hay xã hội giao cho mình, hoặc tự mình nhận lấy. Đó là sứ mệnh, hay những phạm trù mình muốn hoặc phải tham gia vào ở một vị thế nhất định.

Các dự án được chia nhỏ thành nhiều tasks. Mỗi dự án đều hướng tới một mục tiêu nào đó, nhằm đạt được thành tựu ở vùng trách nhiệm nào đó, tức là phục vụ cho một vai trò nào đó. Project là để thực thi Area of responsibility. Không thể có Project ở ngoài Area of responsibility. Ngược lại, Area of responsibility mà không có Project thì chỉ là vai trò mang tính hình thức.

Tư duy chiến lược cũng nằm ở đây. Trên một vai trò, ta cần có tầm nhìn chiến lược, từ đó vạch ra những mục tiêu chiến lược (strategic objectives). Mỗi mục tiêu chiến lược này chỉ có thể đạt được khi có một kế hoạch hành động cụ thể. Kế hoạch hành động chính là những projects, bao gồm nhiều tasks nhỏ hơn để thực hiện theo tiến độ. Mỗi task nhắm tới 1 mục đích cụ thể (goal), hoàn thành 1 task nghĩa là tiến 1 bước trong dự án để đến gần hơn với mục tiêu chiến lược.

Sau khi đạt được mục tiêu chiến lược, chúng ta đã hoàn thành một chặng đường trong vai trò sứ mệnh, có thể xem xét chuyển hướng hoặc nâng tầm lên cấp độ cao hơn.